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Housing Privacy - Versione italiana

Informazioni sul trattamento dei dati personali - articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La John Cabot University (“JCU”), con sede in Via della Lungara, 233, 00165 Roma, Italia, è Titolare del trattamento dei dati, come previsto dagli articoli 4 e 24 del Regolamento UE 679/2016, con riferimento all’utilizzo dei dati personali (di seguito i “Dati”), compresi quelli denominati “particolari” eventualmente deducibili, anche indirettamente, dalle informazioni fornite dall’interessato.

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 Responsabile del trattamento
Descrizione  
Microsoft Ireland Operations Limited  (IE8256796U), South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 Fornitore del servizio di posta elettronica in cloud
Blackbaud, 65 Fairchild Street Charleston, SC 29492 Fornitore di servizi di supporto e manutenzione dei sistemi informativi
Wedot S.R.L., Via Gaetano Donizetti, 9 - 00198 Roma – Italia Fornitore di servizi di supporto e manutenzione dei sistemi informativi
Orfeo (Mamy Inc) Fornitore di servizi di supporto e manutenzione dei sistemi informativi
Agenzia BB Network srl Agenzia che supporta l’Università nella ricerca di appartamenti da affittare agli studenti

La John Cabot University si avvale, quali Responsabili del trattamento, dei soggetti illustrati di seguito:

È tuttavia possibile che JCU individui altri soggetti designati come Responsabili ma non inseriti nella tabella che precede, in ogni caso questi soggetti saranno funzionali al trattamento operato da JCU e vincolati al principio di finalità così come al rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

1. INFORMAZIONI OGGETTO DEL TRATTAMENTO

L’interessato deve tener presente che, qualora sia minore di anni 18, deve far compilare il form da chi esercita la Responsabilità genitoriale.

Le informazioni trattate sono le seguenti:

1)     Dati identificativi dello studente

2)     Informazioni relative al periodo di soggiorno e al tipo di alloggio prescelto;

3)     Caratteristiche particolari dell’alloggio (problematiche sanitarie documentabili o non documentabili ma che lo studente ritenga utile condividere per una sistemazione ottimale);

4)     Fotografia del richiedente;

5)     Preferenze e abitudini in relazione all’alloggio e ai compagni di alloggio.

Lo studente che non voglia condividere le informazioni particolari che lo riguardano può omettere di rispondere alle specificazioni proposte.

Tuttavia, in relazione alle informazioni di cui al numero 5), si fa presente allo studente che le risposte fornite danno, in ogni caso, a JCU la possibilità di generare un profilo dello studente.

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali relativi all’interessato e ai suoi familiari, raccolti sia nel presente form che nella precedente fase di “Application”, sono funzionali al perseguimento delle seguenti finalità:

a)     ricerca dell’alloggio in coerenza con le preferenze espresse e le, eventuali, problematiche, di salute o di altra natura, che richiedano una specifica attenzione;

b)     servizi a supporto della ricerca e gestione dell’alloggio;

c)     gestione della prenotazione e del pagamento della fee a favore di JCU.

3. BASE LEGALE PER IL TRATTAMENTO DELLE VOSTRE INFORMAZIONI

Possiamo trattare i dati personali dell’interessato perché è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato stesso e perché è necessario per adempiere un obbligo legale al quale JCU è soggetta.

I dati acquisiti in questa occasione, sono conferiti per libera scelta dello studente, tuttavia, poiché riteniamo che alcune informazioni siano utili a JCU ma il loro conferimento debba essere rimesso alla volontà dello studente, chiederemo allo stesso di prestare il proprio consenso al fine di poter procedere al trattamento dei dati personali di cui ai punti 3) e 5) delle Informazioni oggetto di trattamento (paragrafo 1).

In mancanza di tale consenso procederemo solamente al trattamento dei dati strettamente indispensabili per erogare il servizio richiesto, vale a dire i dati di cui ai punti 1), 2), e 4) delle Informazioni oggetto di trattamento (paragrafo 1).

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati personali dell’interessato sono trattati in formato cartaceo ed elettronico.

Adeguate misure di sicurezza sono adottate per prevenire violazioni dei dati, usi illeciti o non corretti ed accesso non autorizzato e per garantire la sicurezza dei dati trattati sotto il triplice profilo della riservatezza, dell’integrità e della disponibilità.

I Dati saranno conservati esclusivamente per il tempo e le finalità per cui sono stati raccolti.

In ogni caso, la cancellazione avverrà entro 5 anni dalla raccolta degli stessi.

5. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI 

Possono accedere ai dati personali dell’interessato: il personale della JCU che ne abbia necessità per lo svolgimento delle proprie mansioni, nonché gli altri soggetti che prestano servizi ai quali l’Università ha specificatamente conferito l’incarico di responsabile o interlocutore qualificato (ad esempio ritenendo che sia titolare autonomo del trattamento) per il trattamento dei Dati.

Il trattamento dei Dati, dal semplice accesso, alla visione, all’inserimento, è sempre vincolato alla finalità per la quale i Dati sono stati raccolti e si uniforma ai principi espressi agli articoli 5 e 25 del GDPR.

Inoltre, i Dati dell’interessato potranno anche essere comunicati a/ricevuti da:

a)     Autorità locali (Questura) (comunicazione prevista dall’art. 109 del TULPS e il Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013);

b)     Scuole di provenienza;

c)     Genitori dello studente (anche in base al Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) del 1974);

d)     persone fisiche o giuridiche, enti e associazioni esterne, compresi studi professionali e società, sempre per le finalità illustrate e per i legittimi interessi di JCU.

I Dati dell’interessato non sono oggetto di diffusione.

6. TRASFERIMENTO DEI DATI EXTRA UE

I dati degli interessati potranno essere oggetto di trasferimento verso gli Stati Uniti d’America, a tal fine il destinatario, Blackbaud, con sede in 2000 Daniel Island Drive Charleston, SC 29492-7541, designato Responsabile del trattamento, è certificato ai sensi dell’Accordo Privacy Shield[1].

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato ha diritto di ottenere da JCU, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda o di opporsi al loro trattamento (artt. da 15 a 22 del GDPR).

Ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo.

Inoltre, i dati provengono in parte dall’interessato che ha compilato l’apposito form, in parte dal JCU IT system Education Edge – BlackBaud (che comunque contiene dati forniti, in altro momento, dall’interessato), nonché dal Coordinatore UNICRI (Istituto internazionale delle Nazioni Unite per la ricerca sul crimine e la giustizia).

Qualora il trattamento dei dati personali si basi sul suo consenso, si precisa che la revoca del consenso non pregiudica la legittimità del trattamento operato anteriormente alla revoca. 

L’interessato al trattamento può presentare le proprie istanze a JCU scrivendo all’ufficio del Referente per la protezione dei diritti dell’interessato (DPO – Data Protection Officer) presso la sede di Via della Lungara, 233, 00165 Rome, Italia, oppure inviando una comunicazione all'indirizzo [email protected].

Se ritenete che abbiamo raccolto informazioni su un minore, in assenza del consenso o in contrasto con la volontà di chi esercita la Responsabilità genitoriale, vi preghiamo di contattarci all'indirizzo [email protected] in modo che possiamo gestire la contestazione o cancellare i dati.

8. CAMBIAMENTI DELLE INFORMAZIONI RESE IN QUESTA PAGINA/DOCUMENTO

JCU si riserva il diritto di modificare le informazioni inserite in questa pagina/documento, pubblicando i cambiamenti sul sito https://www.johncabot.edu/privacy/housing-ita.aspx, pertanto si consiglia all’interessato di verificare periodicamente le presenti informazioni.


[1] Il Privacy Shield è un Accordo progettato dal Dipartimento del commercio degli Stati Uniti, dalla Commissione europea e dall'amministrazione svizzera, rispettivamente, per fornire alle Società su entrambe le sponde dell'Atlantico un meccanismo per soddisfare i requisiti di protezione dei dati durante il trasferimento di dati personali dall'Unione europea e dalla Svizzera negli Stati Uniti a sostegno del commercio transatlantico. Il 12 luglio 2016, la Commissione Europea ha ritenuto che lo U.S. Privacy Shield Framework è adeguato per consentire il trasferimento di dati in base al diritto dell'UE (decisione di adeguatezza).