Informativa Privacy Studenti

 

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La John Cabot University, con sede in  Via della Lungara, 233, 00165 Roma, in qualità di Titolare del trattamento, informa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i dati degli Studenti saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

Il Titolare tratta i dati personali, identificativi (nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail) dell'interessato, nonché i dati fiscali e sanitari per le finalità e secondo le modalità che seguono.

I. Finalità del trattamento e correlativa condizione di liceità del trattamento (art. 6 GDPR 2016/679).

Il trattamento dei dati sarà effettuato da parte del titolare per una o più delle seguenti finalità, ove applicabile:

1. I dati personali, fiscali ed, eventualmente, sanitari sono trattati allo scopo di dare seguito al contratto sottoscritto tra le parti, e, più specificamente per:
2. gestione delle procedure di preiscrizione e ammissione ai corsi di studio;
3. gestione delle procedure di immatricolazione, comprese le attività collegate all’ottenimento dell’eventuale permesso di soggiorno;
4. gestione della carriera universitaria sino al conseguimento del titolo di studio;
5. gestione della retta dell’Ateneo e di eventuali tasse universitarie;
6. gestione dei rapporti didattici e amministrativi;
7. svolgimento di eventuali tirocini curriculari ed extracurriculari;
8. invio di comunicazioni istituzionali agli studenti attraverso la posta ordinaria e la posta elettronica;
9. accesso ai locali dell’Università;
10. controllo della veridicità delle autodichiarazioni dello studente;
11. partecipazione all’elettorato attivo e passivo per l’elezione dei rappresentanti degli studenti;
12. procedimenti disciplinari a carico degli studenti;
13. programmi di mobilità studentesca nazionale ed internazionale orientamento in entrata e in uscita dello studente, anche attraverso la comunicazione a soggetti pubblici e/o privati per finalità occupazionali/professionali;
14. erogazione di contributi e sussidi per gli studenti;
15. utilizzo delle strutture per il fitness dell’Università, messe a disposizione dello studente a titolo gratuito;
16. supporto per gli studenti con specifiche disabilità;
17. partecipazione a progetti di ricerca e/o attività compatibili con le finalità istituzionali dell’Ateneo;
18. rilevazioni statistiche e valutazioni interne all’Ateneo; videosorveglianza delle strutture dell’Università.

Le condizioni di liceità del trattamento sono l’esecuzione del contratto stesso, salvo l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o tutela degli studenti e dei dipendenti dell’Ateneo e/o obblighi di legge. Non sarà, in ogni caso, necessario alcun consenso.

1. I dati personali potranno essere trattati allo scopo di consentire l’attività di tutoraggio fornita dall’Università a titolo gratuito, previa sua richiesta in tal senso. La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione del contratto di cui al punto A di cui l’attività di tutoraggio è servizio integrativo e, a seguito della richiesta di fruire del servizio, non sarà necessario prestare alcun consenso.
2. I dati personali potranno essere trattati allo scopo di consentire il servizio di consultazione delle risorse bibliografiche dell’Università, fornito dall’Università a titolo gratuito, previa richiesta dell’interessato in tal senso. La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione del contratto di cui al punto A di cui il servizio di consultazione è servizio integrativo e, a seguito della richiesta di fruire del servizio, non sarà necessario prestare alcun consenso.
3. I dati personali potranno essere trattati allo scopo di consentire il servizio di International SOS, fornito dall’Università a titolo gratuito. L’Università, a tale scopo, comunicherà i dati di contatto dello studente al predetto servizio, che contatterà lo studente in ipotesi di sussistenza di stato emergenziale. La condizione di liceità del trattamento è garantire la sicurezza dello studente e non sarà necessario prestare alcun consenso.
4. I dati personali, fiscali ed, eventualmente, sanitari potranno essere trattati allo scopo di dare seguito al Contratto di Housing sottoscritto tra le parti. La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione del contratto stesso e non sarà necessario alcun consenso.
5. I dati personali (immagini foto e riprese audio-video) potranno essere trattati per attività di comunicazione, campagne istituzionali, iniziative editoriali che riguardano la presentazione dell’Università e della sua offerta formativa, per pubblicazioni sia cartacee che audio video sul sito web istituzionale, anche a carattere storico, nei canali social istituzionali (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, ecc.) e in tutti i canali di comunicazione ufficiali dell’Università. La condizione di liceità del trattamento è il Suo consenso. Il conferimento è facoltativo e, in mancanza, non si potrà procedere in tal senso. L’informativa completa e il modulo di consenso, è fornito in fase di iscrizione.
6. I dati personali anagrafici e di contatto potranno essere usati per procedere alla promozione di servizi e prodotti dell’Università (marketing) attraverso l'invio di e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, ecc. La condizione di liceità è la promozione di servizi similari a quelli già forniti allo studente (soft spam).
7. L’Università tratterà i dati di contatto forniti dallo studente e/o comunicati dall’Università di appartenenza per contattare la predetta Università, nonché i soggetti autorizzati a ricevere tali informazioni (genitori, parenti, ecc.) laddove tale contatto sia reso necessario da obblighi di legge o atti aventi tale forza, nonché in ipotesi di rischio per tutelare gli studenti e/o dipendenti e collaboratori delle Università o per necessità di ordine pubblico. L’Università, più specificamente, potrà trasmettere i dati personali (ed eventualmente anche particolari e giudiziari) dello studente all’Università di appartenenza localizzate anche in paesi esterni all’Area Economica Europea (inclusi gli Stati Uniti) al fine di segnalare comportamenti, accademici ed esterni all’Università, che potrebbero essere correlati a casi di discriminazione, molestie o situazioni anche classificabili come reati sulla base del titolo IX della legge statunitense sull'istruzione. La condizione di liceità del trattamento è garantire la sicurezza degli studenti e/o dipendenti e collaboratori delle Università e la tutela dell’ordine pubblico più in generale. Non sarà, pertanto, necessario alcun consenso per trattare e trasmettere tale tipologia di dati.
8. In relazione ai viaggi di studio o culturali o di svago, i soggetti interni autorizzati dall’Università tratteranno i dati in quanto legittimati dalla autorizzazione stessa. I soggetti esterni cui l’Università si rivolgerà per usufruire di servizi connessi al viaggio (trasporto, pernotto, vitto, ecc.) quali alberghi, agenzie turistiche, compagnie di trasporto, ecc., saranno titolari autonomi del trattamento in funzione del servizio offerto e raccoglieranno direttamente dallo studente eventuali consensi, fornendo le opportune informative. La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione del contratto che consente la partecipazione al viaggio, e non sarà necessario alcun consenso. 

II. Modalità e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e specificamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.Durata del trattamento:

Il Titolare tratterà i dati personali:

1. per le finalità di cui alla lettera A ed H per il tempo necessario per adempiere alle medesime e comunque, non oltre 10 anni dal perseguimento del titolo di studi o dalla perdita di status di studente della facoltà, per gli adempimenti ed obblighi di legge, fiscali e per consentire l’esercizio dei diritti di cui all’art. 24 Cost. (diritto di difesa). I dati anagrafici, di iscrizione, di carriera (compresi eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti dello studente e/o eventuali notizie di reato e/o comportamenti rilevanti) e di conseguimento del titolo saranno conservati illimitatamente, tenuto conto anche degli obblighi di archiviazione previsti dalla normativa vigente;
2. per le finalità di cui alla lettera B, C e D per il tempo di fruizione del servizio e, in ogni caso, non oltre la perdita (a qualsiasi titolo) di status di studente dell’Università;
3. per le finalità di cui alla lettera E per il tempo necessario per adempiere alle medesime e comunque, non oltre 10 anni dalla cessazione del contratto di Housing, per gli adempimenti ed obblighi di legge, fiscali e per consentire l’esercizio dei diritti di cui all’art. 24 Cost. (diritto di difesa);
4. per le finalità di cui alla lettera F si rinvia alla specifica informativa fornita in fase di iscrizione;
5. per le finalità di cui alla lettera G per la durata del percorso di studi e per non oltre 2 anni dal perseguimento del titolo di studi o dalla perdita di status di studente della facoltà;
6. per le finalità di cui alla lettera I per il tempo necessario all’organizzazione del viaggio e fruizione del servizio.
   
   

III. Accesso ai dati

I dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare in Italia e all’estero, nella loro qualità di autorizzati del trattamento e/o amministratori di sistema;
• a società terze o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
• a soggetti cui la facoltà di accedere sia riconosciuta da disposizioni di legge, o di normativa secondaria.

IV. Comunicazione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, durante la carriera universitaria ed anche successivamente al conseguimento dei titoli accademici, ad altri soggetti, pubblici e privati, quando risulti necessario per l’attuazione delle finalità istituzionali dell’Università, compresa l’erogazione di specifici servizi agli studenti, lo svolgimento di tirocini, la gestione di programmi di scambio interuniversitario (per es. Erasmus o in virtù di accordi bilaterali), la gestione di programmi/percorsi di studio anche post-laurea offerti in collaborazione con altre università partner, l’inserimento nel mondo del lavoro e comunque per tutte le attività connesse e strumentali a tali finalità. In ottemperanza alle disposizioni normative vigenti a titolo esemplificativo e non esaustivo, i dati vengono periodicamente trasmessi all’Anagrafe nazionale degli studenti per le finalità esplicitate dall'art. 1-bis del D.L. n. 105/2003, convertito in L. n. 170/2003, ed inviati al MIUR per le rilevazioni statistiche periodiche e obbligatorie. Il trattamento dei dati potrà avvenire anche per scopi storici, statistici o scientifici, nel rispetto delle norme di Legge e dei codici deontologici di settore. I suoi dati potranno essere comunicati a soggetti pubblici per gli adempimenti connessi al controllo delle dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 71 del D.P.R. 445/2000. I dati potranno, inoltre, essere comunicati a tutti i soggetti che, secondo le norme di Legge, sono tenuti a conoscerli o possono conoscerli, nonché ai soggetti che sono titolari di un eventuale diritto di accesso.

I dati personali potranno essere comunicati a soggetti, enti ed associazioni esterne per iniziative di orientamento, tirocini, lavoro, per attività di formazione post-laurea e per l’assegnazione dei posti alloggio. I predetti dati potranno essere comunicati, inoltre, ad altri soggetti pubblici quali, ad esempio, organi pubblici preposti alla gestione di contributi per ricerca e borse di studio, limitatamente agli scopi istituzionali ed al principio di pertinenza per i quali verranno trattati e limitatamente alla sola durata del rispettivo trattamento per il quale sono stati chiesti. L’Università, nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, potrà, al fine di ottimizzare i servizi che offre ai propri studenti, trasmettere i dati personali a società esterne alle quali affiderà lo svolgimento in outsourcing di attività specificamente individuate. A tale scopo e previa verifica dei requisiti di esperienza, capacità e affidabilità, le suddette società saranno nominate Responsabili del Trattamento dei dati, salvo che tali società non vengano qualificate o si qualifichino quali titolari del trattamento. In casi eccezionali, previamente valutati, previa presentazione di richiesta motivata e per necessità esclusivamente didattiche, il Suo numero telefonico potrà essere messo a disposizione dei docenti o altro personale con incarico presso L’Università.

Al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale, anche all’estero, su espresso consenso dell’interessato, l’Ateneo potrà comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, dati relativi agli esiti degli esami (intermedi e finali) degli studenti e altri dati personali diversi da quelli sensibili, pertinenti in relazione alle predette finalità.

Con espresso consenso dell’interessato, il Titolare potrà comunicare i dati personali di contatto per la promozione di servizi e prodotti a soggetti terzi che coadiuvano l'azienda in tale attività e con i quali l'azienda abbia stipulato contratti e/o accordi nello svolgimento dell’attività di marketing/promozionale, autorizzando l’invio di comunicazioni promozionali e/o materiale informativo su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi attraverso e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, ecc. I soggetti cui i dati saranno comunicati sono da considerarsi Titolari autonomi del trattamento ed in quanto tali saranno anch’essi soggetti agli obblighi di cui al GDPR 2016/679 (informativa, condizioni di liceità, ecc.). La lista dei predetti soggetti è disponibile, a richiesta, presso il Titolare.

I dati personali (non particolari) potranno essere comunicati a soggetti esterni cui l’Università si rivolgerà per usufruire di servizi connessi al viaggio (trasporto, pernotto, vitto, ecc.) quali alberghi, agenzie turistiche, compagnie di trasporto, ecc. Si conferma che tali soggetti saranno titolari autonomi del trattamento in funzione del servizio offerto e raccoglieranno direttamente dallo studente eventuali consensi, fornendo le opportune informative.

I dati non saranno diffusi, salvo consenso espresso dell’interessato.

V. Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su server ubicati a Roma (RM) e in Cloud, e comunque all’interno dell’Area Economica Europea.

Il Titolare assicura che il trasferimento dei dati verso paesi extra UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, con piena garanzia di applicazione delle tutele di cui al GDPR 2016/679, anche in termini di esercizio dei diritti dell’interessato.

VI. Diritti dell’interessato

All’interessato è garantito l’esercizio dei diritti di cui agli art. 15 e ss. GDPR, se applicabili, e precisamente il diritto di:

• ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
• ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale informativo o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione istituzionale. Resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo parziale. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.

Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR:

• Diritto alla rettifica – il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano;
• Diritto all'oblio – il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati nei seguenti casi (art. 17 c. 1 del GDPR):

1. i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, pertanto il trattamento deve essere limitato agli altri scopi (es. contabilità, archiviazione o conservazione legale);
2. qualora l’interessato intenda revocare il consenso al trattamento dei dati personali, per una o più specifiche finalità, oppure in relazione al trattamento di categorie particolari di dati e sempre che non sussista altro fondamento/obbligo giuridico che legittimi il trattamento;
3. sia stato esercitato il diritto di opposizione al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure vi sia opposizione al trattamento per finalità di marketing diretto, inclusa la profilazione;
4. i dati personali sono stati trattati illecitamente;
5. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
6. i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione e trattati sulla base del consenso di un minore, laddove il minore abbia almeno 16 anni di età, o del consenso prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale, laddove il minore non abbia almeno 16 anni.

Si ricorda che il diritto alla cancellazione non si applica se il trattamento oggetto di cancellazione è necessario (art. 17 c. 3 del GDPR) per:

1. l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;
2. l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
3. motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica;
4. fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici;
5. l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

• diritto di limitazione di trattamento – il diritto a che l’utilizzo dei dati e, quindi, il trattamento, sia limitato a quanto necessario ai fini della conservazione. a. nel caso in cui l’interessato contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificarne l’esattezza; b. ove, in presenza di un trattamento illecito, l’interessato si opponga alla cancellazione dei dati personali, chiedendo che al posto della cancellazione sia disposta la limitazione del loro utilizzo; c. qualora il titolare del trattamento non abbia più bisogno o intenzione di conservare i dati, ma sussista la necessità di mantenerli in quanto “necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria”; d. in caso di opposizione al trattamento, nell’attesa della verifiche necessarie alla determinazione della prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento o dei diritti dell’interessato;
• diritto alla portabilità dei dati – su specifica richiesta, in tal senso, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento i dati personali oggetto di trattamento elettronico/informatico forniti allo stesso e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento. Tali dati le verranno forniti, sempre previa richiesta, nel formato ritenuto più agevole ed opportuno per consentire il più agevole utilizzo degli stessi;
• diritto di opposizione – il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) per motivi connessi alla sua situazione particolare, compresa la profilazione. Il titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che vi siano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. L’interessato ha altresì diritto di opporsi in qualsiasi momento, qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento automatizzato effettuato secondo determinate e specifiche tecniche. Qualora i dati personali dovessero essere trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell'articolo 89, paragrafo 1, l’interessato potrà opporsi al trattamento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, salvo che il trattamento sia necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico;
• nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. Per maggiori informazioni: https://www.garanteprivacy.it/.

VII. Modalità di esercizio dei diritti

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti contattando il DPO interno dell’Università all’indirizzo mail [email protected] o inviando comunicazione all'indirizzo sottoindicato, sempre all'attenzione del DPO dell’Università.

VIII. Titolare, responsabili e autorizzati

Il Titolare del trattamento è la John Cabot University, con sede in Via della Lungara, 233, 00165 Roma.

L’elenco aggiornato degli autorizzati, dei responsabili e dei sub-responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

La presente informativa è resa disponibile sia agli studenti maggiorenni che ai genitori degli studenti minorenni (di età, in ogni caso, non inferiore a 17 anni).